POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN
Alcance:
Todas las personas que laboren o presten servicios en cualquiera de las empresas que formen parte de ETC Comunicación y Creatividad de México SC (en lo sucesivo “ETC”).
Contenido de la política
1. Definición de corrupción:
Para los efectos de esta política se entiende por corrupción, entre otras, las acciones siguientes:
1. Cohecho (Soborno) (pago indebido – monetario o en especie) a servidores públicos y/o funcionarios de empresas privadas y personas físicas, directamente o a través de terceros.
2. Tráfico de Influencia por parte de cualquier persona que promueva la conducta ilícita de algún servidor público.
3. Encubrimiento de delitos mediante, entre otros, el auxilio o cooperación al autor de un delito, ocultar o favorecer el ocultamiento del responsable de un delito, los efectos, objetos o instrumentos del mismo o impidan que se indague.
4. Participación de un funcionario o empleado que contravenga la normatividad institucional a cambio de un beneficio monetario o en especie.
5. Fraude mediante el uso indebido de recursos financieros, tecnológicos, materiales o humanos con el propósito de obtener beneficios económicos o de otro tipo, independientemente de que pudiera generarse un posible beneficio para ETC.
6. Utilización consciente de información falsa para obtener autorizaciones, beneficios, ventajas o perjudicar a terceros, incluyendo la falsificación y alteración de documentos.
7. Colusión en contrataciones o arreglos amañados con competidores o clientes.
8. Contratación en ETC de ex servidores públicos sin haberse cumplido los requerimientos de Ley que correspondan.
2. Principios de la Política Anticorrupción:
A. Generales:
1. La Política Anticorrupción forma parte integral de la Dirección General de ETC.
2. La Dirección General de ETC es responsable de implementar, mantener, difundir y proveer los recursos financieros y humanos para el cumplimiento de las políticas particulares que abarca la Política Anticorrupción.
B. Objetivos:
1. Mantener la congruencia entre las diversas políticas y acciones que sigue ETC para prevenir actos de corrupción en la conducción y ejecución de los negocios y operaciones de ETC.
2. Asegurar que las diversas políticas relacionadas se revisen y actualicen de manera
permanente.
3. Verificar que los posibles casos de corrupción que se identifiquen sean investigados a profundidad y se tomen medidas correctivas en los procesos que resultaron fallidos y se sancionen a los empleados involucrados.
5. Determinar las bases para la prevención de actos de corrupción, considerando su probabilidad de materialización e impacto potencial.
6. Implementar de manera permanente acciones que aseguren la promoción, fomento y difusión de una cultura de integridad, así como el comportamiento ético del personal de ETC.
3. Elementos de la Política Anticorrupción:
De manera enunciativa y más no limitativa, la Política Anticorrupción, contempla los siguientes elementos:
A. Prohibiciones:
1. Recursos Humanos:
a. Está estrictamente prohibido al personal de ETC pagar, ofrecer pagar o autorizar pagar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor a efecto de obtener o asegurar un negocio u obtener una ventaja de negocio indebida.
b. Está estrictamente prohibido el recibir sobornos por parte de candidatos con el fin de considerar con mayor atención su currículo o bien, asegurar que éste sea mostrado al jefe de área a la que esté adscrita la vacante. Queda prohibido el reclutamiento de personas con mala fama pública.
2. Recursos Materiales:
a. Está prohibido el uso de los activos propiedad de ETC con fines distintos para los que fueron adquiridos, lo anterior en beneficio propio o de un tercero.
3. Uso de información:
a. Está prohibido utilizar en su beneficio personal y en detrimentos de terceros, información confidencial a la que tenga acceso con motivo de las atribuciones que tiene asignadas.
b. Está prohibido sustraer, destruir, ocultar o utilizar indebidamente la documentación e información que por razón de su cargo tenga a su cuidado o custodia con motivo del ejercicio de sus funciones.
c. Está prohibido utilizar o generar información falsa en procedimientos administrativos, incluyendo la falsificación o alteración de documentos, a fin de lograr la autorización del otorgamiento de créditos; aumentar la captación bancaria; o bien, la contratación de productos o servicios que se oferten a los clientes de ETC.
4. Donativos:
a. Todos los donativos deberán contar con las autorizaciones de la Dirección General y en ningún momento podrán tener como fin la realización de un acto de corrupción, ni podrán ser usados para el financiamiento o apoyo a organizaciones o candidatos a puestos de elección popular que representen a un partido político o lo hagan de manera independiente, debiendo quedar debidamente reconocidos en los registros contables, además de llevar a cabo el seguimiento correspondiente para asegurar que el donativo haya tenido como destino el fin para lo cual fue autorizado.
5. Realización de negocios:
a. En la consecución de negocios con independencia del segmento que se trate, es indispensable que la parte actora que represente a ETC, busque en todo momento condiciones que favorezcan los intereses de ETC, teniéndose prohibido ofrecer o recibir recursos económicos a fin de obtenerlos.
b. En ciertas actividades de negocio ETC requiere realizar tratos directos con funcionarios de dependencias gubernamentales, en este sentido se prohíbe el pago o el ofrecer alguna compensación en efectivo o especie a dichas funcionarios para obtener o asegurar un negocios, enviar negocios a alguna persona o para obtener una ventaja de negocios indebida, salvo por lo que corresponde a pagos menores a empleados de gobierno que se lleven a cabo con la finalidad de agilizar ciertos trámites rutinarios, tales como la expedición de ciertos documentos oficiales necesarios para los negocios institucionales, suministro de protección de las autoridades policiacas, entre otros.
i. Los trámites rutinarios no comprenden actos en donde los funcionarios tengan la facultad de decidir la asignación de un negocio o su continuidad o bien, influir en otras personas para alentarlos a realizar tales acciones.
ii. Estos trámites deberán ser debidamente aprobados y registrados.
c. Queda prohibida la realización de operaciones o negocios con personas físicas o morales asentadas en países o jurisdicciones con regímenes fiscales laxos o con medidas de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo débiles.
d. Los colaboradores del ETC, independientemente de sus funciones, ya sea que impliquen la contratación de proveedores de bienes y servicios, la colocación de productos o servicios o cualquier actividad que tenga que ver con terceros, deberán abstenerse de promover la participación de ETC en concursos, licitaciones o negocios en los que existan indicios de corrupción. En el caso de que los empleados tengan conocimiento de un evento que se encuentre en desapego a lo anterior, deberá comunicarlo a sus superiores y a la Dirección General.
6. Cohecho (Soborno):
a. Es responsabilidad de todos los empleados en la realización de las actividades que tienen encomendadas abstenerse de recibir u otorgar dádivas, ya sean efectivo, favores o especie, de manera directa o a través de un tercero, encaminadas a obtener algún beneficio a cambio.
7. Tráfico de influencias:
a. Queda estrictamente prohibido utilizar la influencia a través de relaciones interpersonales con el fin de obtener favores o trato preferencial en detrimento de terceros.
8. Registro Contable:
Queda estrictamente prohibido:
a. Omitir el registro de información de todos y cada uno de los pagos realizados, debiendo conservar el detalle de las transacciones, incluyendo como mínimo el monto pagado, beneficiario o receptor del pago y concepto del mismo.
b. Realizar acciones que conlleven al ocultamiento de registros contables de erogaciones relacionadas con posibles actos de corrupción y soborno.
9. Cortesías, comidas y obsequios:
Bajo ninguna circunstancia, las cortesías, comidas y obsequios que se otorguen a funcionarios públicos o particulares, podrán exceder el costo equivalente a $20,000 pesos (veinte mil pesos 00/100 Moneda Nacional) y su otorgamiento deberá ser aprobado a efecto de que su frecuencia y momento estén ligadas a la consecución legítima del negocio.
B. Prevención, Monitoreo y Vigilancia.
1. Estructura, Reclutamiento y Selección de Personal, Contratación y Capacitación Recursos Humanos:
a. Estructura Orgánica: En todo momento la estructura orgánica debe corresponder a la misión, visión y objetivos institucionales, y su diseño debe propiciar la adecuada segregación de funciones, particularmente en los procesos que pueden verse afectados por actos de corrupción.
b. Reclutamiento y Selección de Personal: Recursos Humanos y la Dirección General de deben establecer los mecanismos que le permitan que el proceso de reclutamiento y selección de personal, mostrando en todo momento un proceso transparente.
c. Contratación de Personal: En el proceso de contratación de personal, es responsabilidad de la Dirección General y Recursos Humanos gestionar las acciones necesarias para que se apliquen las pruebas psicométricas y de integridad que apliquen a cada puesto en particular.
d. Capacitación: La Dirección General y Recursos Humanos son responsables de desarrollar e
implementar programas de capacitación para el personal de ETC relacionadas con la Política Anticorrupción, contemplando situaciones de conductas consideradas inapropiadas y las consecuencias que de estas deriva.
2. Denuncia de actos de corrupción:
a. Los empleados y colaboradores de ETC, que tengan conocimiento directo o indirecto de un acto de corrupción, conflicto de intereses o incumplimiento a la normatividad que pueda constituir o llegue a significar un daño o quebranto para ETC, deben reportarlo a la Dirección General.
3. Apego al Código de Conducta:
a. Los consejeros, directivos y empleados, al momento de formar parte de ETC, deben conocer el Código de Conducta y suscribir su compromiso de actuar conforme a sus lineamientos.
b. Con la ratificación anual del Código de Conducta, el personal de ETC refrenda su compromiso de dirigir su actuación en el ámbito de los negocios y en sus relaciones con clientes, proveedores, autoridades y compañeros de trabajo dentro de las directrices de esta Política.
4. Comunicación:
La Dirección General es responsable de establecer programas de comunicación que promuevan la importancia de la integridad en el actuar de los empleados, así como que den a conocer las herramientas y medios para combatir las acciones corruptas que pudieran llegar a identificar.
b. La Dirección General será responsable de dar a conocer tanto al personal como a terceros la Política Anticorrupción Institucional, mediante la emisión de boletines normativos y su publicación en la página web www.etcmexico.com/politica-anticorrupcion respectivamente.
De la utilización de la información:
a. La clasificación, administración y manejo de la información de ETC y sus empresas, deberán apegarse al aviso de privacidad publicado en su página web.
b. Será considerado un acto de corrupción el hecho de que un empleado o funcionario, en beneficio propio o de un tercero, incumpla con los procedimientos que les correspondan con motivo de sus funciones en materia de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo.
5. Verificación:
a. La Dirección General en el desarrollo propio de sus funciones, debe incluir como parte de los aspectos a revisar en las auditorías a los procesos definidos en su plan anual una valoración respecto a sí los controles generales en los procesos son efectivos para prevenir y en su caso identificar actos de corrupción.
6. Sanciones:
a. La Dirección General y el Consejo de Administración son responsables de analizar el origen del perjuicio o riesgo de eventos irregulares en los que participaron empleados o terceros a fin de implementar medidas precautorias para evitar reincidencias, a través de cambios en los procesos operativos y/o administrativos así como mensajes de alerta a directivos, funcionarios y empleados. Las decisiones que se tomen quedan manifestadas en el acta de la sesión correspondiente, siendo la Dirección General la responsable de llevar a cabo los acuerdos a los que haya llegado, integrando en su caso los apercibimientos por escrito al expediente del personal.
7. Monitoreo:
a. La Dirección General buscará, en la detección de riesgos, en la implementación de controles y actualizaciones normativas que se consideren necesarios para reforzar la Política Anticorrupción y en la revelación de incidencias.
8. Cooperación en la realización de investigaciones:
a. Todos los empleados de ETC deberán entregar a auditoría interna, externa o autoridades, la información que les sea solicitada para el esclarecimiento de un hecho o la determinación de sus responsabilidades. Será considerado un acto de corrupción, cuando deliberadamente se oculte información, se entregue información falsa o inexacta, se niegue la aportación de antecedentes y/o evidencias del caso.
b. Se estará encubriendo delitos cuando, entre otros, los empleados de ETC den auxilio o cooperen con el autor de un delito, oculten o favorezcan el ocultamiento del responsable de un delito, los efectos, objetos o instrumentos del mismo.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN DE ESTA POLÍTICA: FEBRERO 2025